Analizamos su aplicación
En la “LOPD: procesos de selección de personal para empresas”, vamos a exponer aspectos que vienen recogidos en la web de la propia Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
1.- Límites al Tratamiento según la LOPD en los procesos de selección
El artículo 6.1.b. del RGPD
A) El tratamiento de datos personales en los procesos de selección no exige el consentimiento de la persona candidata. (art 6.1.b del RGPD):
“El tratamiento de datos es lícito cuando resulta necesario para la aplicación a petición de la persona trabajadora de medidas precontractuales o la intención de concluir un contrato”.
Recomendación
Es conveniente, cuando los recursos lo permitan,
disponer de unos impresos tipo para la formalización del currículo y de un procedimiento para su entrega por las personas candidatas,
ya que ello va a permitir no sólo informar, sino también definir con precisión el tipo de datos a tratar, establecer las medidas de seguridad…
B) Si para la selección del personal se realizase algún tipo de anuncio o convocatoria pública, deberá incluirse lo que solicita el artículo 13 del RGPD, es decir:
- Identidad y datos de contacto del responsable de ficheros.
- Los fines del tratamiento a los que se destinarán los datos personales y la base jurídica del tratamiento.
- Datos de contacto del Delegado de Protección de Datos, en su caso.
- Los destinatarios o categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso.
- El plazo durante el cual se conservarán los datos personales o los criterios para determinar este plazo.
- La la posibilidad de poder solicitar al responsable de tratamiento…
- … los derechos a el acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición al tratamiento, así como la portabilidad de los datos personales.
- Informar del derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control.
C) Si el currículo se presenta directamente, por la persona candidata sin haberse solicitado,
deben fijarse procedimientos de información que supongan algún acuse o confirmación de que se han conocido las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento.
Ese deber de información deberá llevarse a cabo a través de un medio que permita acreditar su cumplimiento.
La empresa será la responsable de la custodia de la documentación entregada por parte de la persona candidata.
En caso de pérdida de esa documentación, que contiene datos personales, la empresa incurrirá en infracción del RGPD (Principios de integridad y confidencialidad).
Únicamente cabe solicitar datos relevantes para el desempeño del puesto de trabajo y no información indiscriminada.
Deben de respetarse los principios de minimización de datos y limitación de la finalidad
(p.ej. la solicitud de antecedentes penales, salvo que una norma contemple dicha petición, ya que en otro caso vulneraría la ley de protección de datos).
El tratamiento de datos con otros fines (p.ej. publicidad o fines comerciales), exigiría otra base jurídica como el consentimiento o el interés legítimo.
D) Se considerarán datos personales las impresiones o valoraciones subjetivas de quienes llevan a cabo el proceso de selección,
por lo que debe de garantizarse la trasparencia en el tratamiento de esos datos.
Es habitual que los empleadores soliciten el informe de la “vida laboral” a las personas candidatas durante el proceso de selección. Aquí se tiene que tener presente lo siguiente:
- La empresa no está legitimada para obtener ese informe directamente a la Seguridad Social.
- Se puede entregar un informe de vida laboral incompleto y solamente con los datos que se necesitan saber
- (p.ej. destacando la experiencia laboral en un puesto de trabajo concreto, pero no la experiencia en todas las empresas donde ha trabajado el candidato).
- Principio de minimización de datos.
2.- Selección de personal y redes sociales en los procesos de selección
¿Pueden ver mis redes sociales?
La personas candidatas y las personas trabajadoras no están obligadas a permitir la indagación del empleador en sus perfiles de redes sociales, ni durante el proceso de selección, ni durante la ejecución del contrato.
Aunque el perfil en redes sociales de una persona candidata a un empleo sea de acceso público,
el empleador no puede efectuar un tratamiento delos datos por esa vía, si no cuenta para ello con una base jurídica válida.
El tratamiento de los datos obtenidos por esta vía únicamente será posible,
cuando se demuestre que dicho tratamiento es necesario y pertinente para desempeñar el trabajo.
Además, la persona trabajadora tendrá derecho a ser informada sobre ese tratamiento.
La empresa no está legitimada para solicitar “amistad” a personas candidatas para que éstas, por otros medios, proporcionen acceso a los contenidos de sus perfiles.
3.- Entrevistas de Trabajo
¿Y las preguntas de la entrevista?
En una entrevista de trabajo, la persona candidata a un empleo responde a numerosas preguntas,
pero esas contestaciones no equivalen a un consentimiento para el tratamiento de datos. Por tanto, los datos obtenidos por esa vía, directamente o mediante deducciones (p. ej. creencias religiosas o afiliación sindical o política…), no puede ser objeto de tratamiento, si no se dispone de una base jurídica (p. ej. que sean datos necesarios para la ejecución de un contrato, que haya un consentimiento previo o que exista un interés legítimo).
El empleador que solicite datos de carácter personal a los procesos de selección, dando lugar a discriminaciones contrarias al principio constitucional de igualdad, podría incurrir en una infracción administrativa muy grave.
4.- Colaboración entre empresas en los procesos de selección
Agencias de Colocación
En los casos de las agencias de colocación y empresas de selección,
éstas actuarán como encargadas de tratamiento cuando hayan celebrado previamente un contrato con la empresa que busca personas trabajadoras.
La agencia de colocación localizará a las personas candidatas para el puesto y la base jurídica del tratamiento será…
… el artículo 6.1.b del RGPD (que hemos visto al principio),
al ser necesario para la celebración del contrato de trabajo, y no el consentimiento.
Una vez desaparecido esa base jurídica que legitima el tratamiento de datos, estos deben ser destruidos o devueltos al responsable, debiendo proceder al bloqueo.
No obstante deben ser conservados cuando exista una previsión legal que así lo exija o, en su caso, consentimiento del afectado.
Así mismo, las empresas de trabajo temporal (ETT), serán responsables del tratamiento, pues son empleadoras directas de las personas trabajadoras.
Por último,
será necesario el consentimiento de la persona candidata para que la empresa donde solicita trabajo ceda sus datos
(p. ej. ceder el currículo de una empresa a otra del mismo grupo.
En el caso que no haya sido seleccionada por una empresa pero haya vacante en la otra).
5.- Decisiones automatizadas
Es admisible la decisión automatizada en procesos de selección con numerosos candidatos cuando se realiza una primera criba excluyendo a quienes incumplan alguna condición o requisito esencial,
como por ejemplo, la ausencia de titulación.
6.- Categorías especiales de datos según la LOPD en los procesos de selección
Datos especialmente sensibles
Se pueden recabar datos considerados especialmente sensibles. Por ejemplo:
Reconocimientos médicos
Una persona solicitante de empleo sólo puede ser interrogada sobre su estado de salud y/o ser examinado medicamente para:
1.- Indicar su idoneidad para el empleo futuro.
2.- Cumplir con los requisitos de la medicina preventiva.
Pruebas Psicotécnicas o Psicológicas
Son pruebas muy habituales que se utilizan en estos procesos de selección. Aquí sí que se exige el consentimiento de la persona afectada. Constituyen datos de salud (por lo tanto, especialmente sensibles) y por ello, se exigen medidas para garantizar la privacidad y confidencialidad.
Además la persona candidata debe ser informada que tiene derecho a:
-Acceder a los resultados de esas pruebas
-Conocer los criterios de selección utilizados
Los Test Genéticos a una persona trabajadora o candidata a un empleo no son admisibles por:
-No concurre una base jurídica (el consentimiento no se considera lícito)
-No es una medida proporcional
-Permite conocer datos personales irrelevantes o superfluos, no siendo compatibles con el principio de minimización de datos
7.- Conservación de datos en caso de no contratación según la LOPD en los procesos de selección
¿Cuándo se destruyen los datos?
Una vez concluido el proceso de selección, si la persona candidata no es contratada, desaparece la base jurídica para el tratamiento de datos,
por lo que será necesario su consentimiento para un futuro tratamiento (p.ej. bolsa de trabajo), salvo que el empleador pueda demostrar un interés legítimo.
En caso contrario debe destruir el curriculum y proceder a la supresión y bloqueo de los datos personales.
De Legalis Consultores (Ignacio Puig carles), sobre texto de la guía de la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos)
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