(*) Actualizado en fecha 21.11.2021
Las Empresas y La Protección de Datos.
2ª parte.
Vamos a definir cada una de las figuras que aparecen en la Ley para entender bien sus responsabilidades.
Vamos a analizar en este post la figura del "Responsable de Ficheros" y sucesivamente iremos también analizando al "Personal de la Empresa" y los "Usuarios".
Toda Empresa necesita tener acceso a una información determinada que es vital para el desarrollo de su actividad, y esa información es aquella que utilizarán los trabajadores
(en función del puesto que ocupen).
La Sociedad de la Información ha supuesto la llegada de nuevos riesgos para la empresa:
Derechos de Autor, Derecho Intelectual, Patentes, Marcas…
Centros de Trabajo.
Los Centros de Trabajo han experimentado un incremento en cuanto al uso de tecnologías informáticas que permiten un tratamiento de la información capaz de generar todo tipo de procesos.
El “tratamiento de los datos personales” es uno de los avances que han proporcionado las nuevas tecnologías aplicadas al trabajo.
Las empresas también se preocupan de proteger sus “recursos”.
La información de las empresas, sus clientes, sus proveedores y todos los datos de las empresas, posiblemente sean el mejor “activo” de las mismas.
El control de los recursos de una empresa supone la concienciación de su personal.
Actualmente las empresas, por lo general, vigilan el comportamiento de su personal para el desarrollo de su trabajo,
para que sea lo más correcto posible.
El Control que las empresas realizan a sus trabajadores implica el tratamiento de datos personales, y frente a este tratamiento, los trabajadores también tienen sus derechos.
1.- RESPONSABLE DE FICHEROS.
El responsable de ficheros es toda aquella persona física o jurídica, pública o privada u órgano de la administración que decide sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento de datos.
Es aquella que ha creado un “fichero de datos” para un fin concreto.
La finalidad y uso de cada fichero deben de conocerse por parte de los empleados.
Los titulares de los ficheros deberán de identificarlos y registrarlos en la Agencia Española de Protección de Datos. (A.E.P.D.),
y cumplir con las medidas de seguridad que necesariamente se deben de implementar.
Una vez creado el fichero, se procederá a la recogida de datos para incorporar al fichero creado.
Toda actividad contraria a lo anteriormente descrito será ilegal.
Los ficheros de datos del responsable de ficheros contienen datos personales, de clientes, proveedores, empleados, etc… Estos son los considerados “Interesados” o “Afectados”.
Responsabilidades del Responsable de Ficheros:
Un trabajador o usuario de los sistemas de datos personales de las empresas no son los responsables de ficheros.
La responsabilidad del correcto uso de los datos será del Responsable del Fichero aunque el mal uso haya venido por parte de un trabajador.
Otra cosa es que a nivel interno, y a posteriori, el responsable de ficheros depure responsabilidades con dicho trabajador.
Es por ello fundamental que la empresa destine los recursos necesarios para la “concienciación” del personal que tiene acceso a datos personales y los somete a tratamiento.
Es el responsable de ficheros quien está obligado a proporcionar todas las medidas necesarias para garantizar la mayor seguridad de la información de la que es propietario y gestor.
Deberá contar además con una buena auditoría (necesaria cada periodo bianual, sobre todo en aquellos casos de utilizar datos de nivel Alto) en materia de protección de datos y seguridad informática para cumplir con la legislación.
A parte de la concienciación al personal trabajador deberá también minorizar los riesgos que se traducirá al final en un beneficio para la empresa.
De Legalis Consultores.
Legalis Consultores.
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